La réalisation d'inventaires est une partie essentielle du commerce de détail. Vous devez savoir quel stock vous avez au sein de l'entreprise pour pouvoir faire une évaluation précise des stocks et, si vous négociez en ligne, pour vous assurer que la disponibilité des produits que vous affichez est correcte.
Les articles connexes fournissent des informations sur le processus d'inventaire plus large. Dans cet article, nous examinons les étapes spécifiques nécessaires pour effectuer un inventaire dans Cloud POS .
Commencer un nouvel inventaire
Dans le menu principal du backoffice Cloud POS , accédez à Stock Management , puis à Stock Take.
Cela vous amènera ensuite à l'écran d'inventaire et affichera tous les inventaires précédents ;
Cliquez sur Nouveau pour commencer la création de votre inventaire ;
Entrez une description et sélectionnez le magasin dans lequel vous effectuez l'inventaire, dans le menu déroulant ;
À ce stade, vous avez deux options pour procéder :
1) Si vous souhaitez créer un inventaire pour tous les articles de votre base de données, cliquez sur le bouton Créer un inventaire avec tous les articles . Vous sélectionnerez cette option si vous effectuez un inventaire complet du magasin.
2) Si vous souhaitez uniquement inclure les éléments sélectionnés, cliquez sur le bouton Créer un inventaire vide et ajouter des éléments . Sélectionnez cette option si vous avez uniquement l'intention de mettre à jour les niveaux de stock d'articles spécifiques dans votre base de données.
Créer un inventaire avec tous les éléments
Si vous avez sélectionné cette option, vous serez redirigé vers une page contenant une grille répertoriant tous les éléments d'inventaire de votre base de données :
Créer un inventaire vierge et ajouter des éléments
La sélection de cette option vous permet de dicter spécifiquement les éléments que vous avez l'intention de faire l'inventaire. Lorsque vous validez l'inventaire, seuls les articles que vous avez sélectionnés verront leurs quantités en stock mises à jour - toutes les autres quantités d'articles ne seront pas affectées.
Comme cela commence par un inventaire vierge, vous devrez ajouter les éléments que vous souhaitez compter.
Vous pouvez utiliser l'option Ajouter des éléments pour ajouter des éléments individuellement :
Vous pouvez également ajouter des articles en vrac et utiliser les filtres pour sélectionner un groupe de produits à la fois, en cliquant sur le bouton marqué Ajouter des articles au stock Prendre si nécessaire :
Vous pouvez répéter l'un ou l'autre processus autant de fois que vous le souhaitez.
Une fois que vous avez ajouté tous les éléments que vous souhaitez inclure dans l'inventaire, vous verrez une page similaire à celle ci-dessous et serez prêt à passer à l'étape suivante :
Options pour compter votre stock
Vous avez maintenant trois options pour collecter vos données d'inventaire :
1) Si vous effectuez un inventaire sur papier, vous pouvez utiliser l'option Imprimer un rapport d'inventaire , que vous trouverez au bas de la page. Vous pouvez ensuite l'imprimer et l'utiliser pour parcourir le magasin et compter tous les articles répertoriés sur le rapport. Une liste déroulante vous proposera diverses options quant aux informations à afficher sur le rapport d'inventaire, afin que vous puissiez sélectionner ce qui correspond le mieux à vos besoins.
2) Vous pouvez utiliser le bouton Exporter pour créer un fichier CSV des données de la grille et effectuer votre inventaire électroniquement. Le fichier qui est exporté est déjà dans le format que vous pouvez réimporter dans votre inventaire, une fois que vous avez terminé le décompte.
3) Vous pouvez utiliser la fonction Quick Scan pour scanner vos articles directement dans le champ de comptage. Cela dépend du fait que chaque article soit associé à une étiquette de code-barres générée Cloud POS ou que le code-barres du fabricant soit attribué en tant qu'alias sur l'article, de sorte que Cloud POS reconnaît l'article lorsque vous le numérisez.
Vous devrez également apporter votre stock à l'ordinateur afin de le scanner, ou apporter votre ordinateur au stock, donc cette option peut être moins pratique pour un inventaire plus important. Si vous utilisez l'option Analyse rapide, n'oubliez pas de cliquer périodiquement sur Enregistrer les modifications pour enregistrer vos chiffres de comptage.
À ce stade, vous allez maintenant effectuer le comptage physique de votre stock.
Ajouter votre décompte à l'inventaire
Une fois que vous avez terminé le comptage de votre stock, l'étape suivante consiste à entrer vos chiffres comptés dans l'inventaire. La façon dont vous procéderez dépendra de la méthode que vous avez utilisée pour compter vos articles.
Si vous avez utilisé l'option Analyse rapide, vous aurez déjà ajouté vos chiffres comptés à l'inventaire, vous pouvez donc passer à l' étape suivante .
Si vous avez effectué un inventaire sur papier, vous devrez maintenant ajouter manuellement vos chiffres comptés en les saisissant dans le champ Compté. Il est important de cliquer périodiquement sur Enregistrer les modifications au fur et à mesure.
Si vos données de comptage sont au format électronique, vous pouvez utiliser l'option Importer pour télécharger des fichiers contenant vos chiffres comptés. Notez que le fichier doit être un fichier CSV, au format Code de pièce, Quantité, Date/Heure comptée. Le champ Date/Heure comptée est facultatif. Voici un exemple de format de fichier :
Dans la plupart des cas, il suffit de laisser les options par défaut sur l'écran Importer un fichier . Cependant, il est utile de comprendre comment les deux options Quantités ont des effets différents si vous importez vos chiffres de comptage à partir de plusieurs fichiers :
Ajouter aux décomptes existants : si un élément apparaît dans plusieurs fichiers de décompte, les chiffres comptés pour cet élément seront additionnés.
Remplacer les comptages existants : si un élément apparaît dans plusieurs fichiers de comptage, le chiffre compté pour cet élément dans le premier fichier sera remplacé par le chiffre compté pour cet élément dans le deuxième fichier, et ainsi de suite. Vous n'auriez tendance à utiliser cette option que si vous corrigiez une erreur lors d'une importation précédente.
Une fois que vous avez téléchargé le fichier, vous verrez vos chiffres comptés apparaître dans la grille :
Calcul de l'inventaire
Une fois que vous avez saisi toutes les quantités comptées et vous êtes assuré d'avoir enregistré toutes les modifications, vous pouvez maintenant cliquer sur Calculer et valider .
Cela vous amènera à un autre écran qui affiche le résumé du décompte :
La colonne Attendu indique le niveau de stock actuel de l'article dans le magasin à ce moment-là. Tout écart est mis en surbrillance pour indiquer s'il est supérieur (vert) ou inférieur (rouge) au montant attendu.
Vous pouvez utiliser la case à cocher Masquer l'élément sans écart pour vous concentrer sur les éléments présentant des écarts :
Vous avez maintenant la possibilité d'enquêter sur toute divergence dans le décompte et d'apporter des ajustements aux chiffres de la colonne Compté si nécessaire. Vous avez également la possibilité de revenir et recompter si vous devez répéter l'étape précédente.
Commettre l'inventaire
Lorsque vous avez recherché des écarts et effectué des corrections, vous devez appliquer un code de motif pour tenir compte des ajustements apportés aux chiffres de stock. Cela apparaîtra dans le rapport sur les mouvements d'articles dans Cloud Reports.
Vous pouvez soit appliquer un code de motif à chaque ligne individuellement, soit utiliser l'option Appliquer le code de motif à tous les éléments .
Cliquez sur Enregistrer les modifications lorsque vous avez appliqué les codes de motif.
Une fois que vous avez terminé les étapes ci-dessus, cliquez sur Commit Stock Take .
Que se passe-t-il lorsque vous validez un inventaire ?
- Les niveaux de stock disponibles de vos articles seront modifiés.
- Le mouvement de stock, ainsi que la valeur de coût seront enregistrés, vous pouvez donc les voir dans le rapport de mouvement d'article dans Cloud Reports.
- Nous ajusterons également vos quantités de stock pour tenir compte des mouvements de stock entre le comptage de vos articles et l'engagement de prise de stock. c'est-à-dire, si vous avez réservé 10 unités supplémentaires avec un bon de commande, ou si une a été vendue.
