Die Bestandsaufnahme ist ein wesentlicher Bestandteil des Einzelhandels. Sie müssen in der Lage sein, eine genaue Bestandsbewertung vorzunehmen und sicherzustellen, dass die angezeigte Produktverfügbarkeit korrekt ist.
Die verwandten Artikel enthalten Informationen zum umfassenderen Bestandsaufnahme-/Inventarprozess. In diesem Artikel betrachten wir die spezifischen Schritte, die erforderlich sind, um eine Bestandsaufnahme/Inventarisierung im Cloud POS Back Office durchzuführen.
Schritt 1: Erstellen einer neuen Bestandsaufnahme
1) Navigieren Sie im Hauptmenü im Cloud POS Back Office zu „Lagerverwaltung“ und dann zu „Bestandsaufnahme/Inventar“.
2) Sie gelangen dann zum Bildschirm „Bestandsaufnahme/Inventar“, auf dem alle vorherigen Bestandsaufnahmen/Inventuren angezeigt werden.
3) Klicken Sie auf „Neu“ , um mit der Erstellung Ihrer Bestandsaufnahme/Inventur zu beginnen.
4) Geben Sie eine Beschreibung ein und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü das Geschäft aus, in dem Sie die Zählung durchführen.
An diesem Punkt haben Sie zwei Möglichkeiten, wie Sie vorgehen möchten:
a) Wenn Sie eine Bestandsaufnahme/Inventur für alle Artikel in Ihrer Datenbank erstellen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „ Bestandsaufnahme/Inventur mit allen Artikeln erstellen“ . Sie wählen diese Option, wenn Sie eine vollständige Bestandsaufnahme/Inventur für das Geschäft durchführen.
b) Wenn Sie nur ausgewählte Artikel einbeziehen möchten, wählen Sie die Schaltfläche „Leere Bestandsaufnahme/Inventur erstellen und Artikel hinzufügen“ . Wählen Sie diese Option, wenn Sie nur die Lagerbestände bestimmter Artikel in Ihrer Datenbank aktualisieren möchten (z. B. einer bestimmten Abteilung).
a) Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme / Inventur mit allen Artikeln
Wenn Sie diese Option ausgewählt haben, werden Sie zu einer Seite weitergeleitet, die eine Tabelle mit allen Standard- oder Serialisierungsartikeln in Ihrer Datenbank enthält:
Warnung
Das Feld „Gezählt“ beginnt für jeden Artikel bei Null, sodass der Bestand eines Artikels auf Null gesetzt wird, wenn dieser nicht gezählt/gefunden wird.
Wenn das nicht das Ergebnis ist, das Sie sich vorstellen, überlegen Sie, ob Sie nicht besser die Option „ Eine leere Bestandsaufnahme/Inventur erstellen und Artikel hinzufügen“ verwenden sollten. Mit dieser Option können Sie den Bereich der Artikel angeben, die Sie zählen möchten, und es werden keine anderen Bestandswerte beeinflusst.
Wenn Sie mit dem Zählen fortfahren möchten, können Sie mit Schritt 2 fortfahren.
b) Erstellen Sie eine leere Bestandsaufnahme / Inventar und fügen Sie Artikel hinzu
Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie bestimmen, welche Artikel Sie zählen möchten. Wenn Sie die Bestandsaufnahme/Inventur abschließen, werden nur die Mengen der von Ihnen ausgewählten Artikel aktualisiert – alle anderen Artikelmengen bleiben davon unberührt.
Für die Vorbereitung dieser Art von Bestandsaufnahme/Inventur gibt es im Wesentlichen zwei Möglichkeiten.
Mit der Schaltfläche „Elemente hinzufügen“ können Sie Elemente einzeln hinzufügen. Daraufhin wird eine Datenbanksuche angezeigt, sodass Sie die Elemente aus einem Raster auswählen können. Dies funktioniert am besten, wenn Sie nur einen kleinen Bereich von Elementen zählen möchten.
Die Schaltfläche „Artikel in großen Mengen hinzufügen“ ist eine bessere Option, wenn Sie eine ganze Abteilung/Kategorie/Marke oder eine Kombination davon zählen möchten. Sie können die Spaltenüberschriften verwenden, um die Artikel zu filtern, die Sie zu Ihrer Bestandsaufnahme/Inventur hinzufügen möchten, und dann das Kontrollkästchen „Alle auswählen“ (oben links) verwenden, um sie in großen Mengen auszuwählen. Sie können diesen Vorgang bei Bedarf wiederholen, um mehrere Artikellisten auszuwählen.
Im folgenden Beispiel wurden die Filter verwendet, um alle Damenbekleidungsstücke zu finden. Anschließend verwenden wir das Kontrollkästchen „Alle auswählen“, um alle passenden Artikel auszuwählen. Abschließend klicken wir auf „Artikel zur Bestandsaufnahme hinzufügen“, um fortzufahren.
Ein alternativer Ansatz
Eine andere Möglichkeit besteht darin, mit dem Quick Scan sofort mit dem Zählen der Artikel zu beginnen, ohne zuerst eine Artikelliste in das Raster zu laden. Dies wirkt sich auf die Ergebnisse der Bestandsaufnahme/Inventur aus.
Wenn Sie mit „Artikel hinzufügen“ oder „Artikel in großen Mengen hinzufügen“ eine Liste mit Artikeln zum Zählen vorladen, beginnen alle Artikel mit einer Anzahl von Null. Das bedeutet, dass der Lagerbestand von Artikeln, die nicht gezählt/gefunden werden, auf Null gesetzt wird. Dies ist in den meisten Fällen von Vorteil.
Wenn Sie jedoch sofort mit dem Zählen beginnen, ohne das Raster vorab zu laden, sind nur die gezählten/gefundenen Artikel betroffen. Dieser Ansatz würde keine Artikel mit einem positiven Lagerbestand in Cloud POS berücksichtigen, die tatsächlich nicht im Geschäft vorhanden sind. Wenn Sie auf diese Weise vorgehen, empfehlen wir die Verwendung von Cloud Reports, um diese Artikel anschließend zu identifizieren. (Sie könnten beispielsweise die „Artikelpreisliste – Filialebene“ verwenden, um Artikel mit einem positiven „vorrätigen“ Lagerbestand, aber ohne aktuelles Datum der letzten Zählung zu finden.)
Schritt 2: Zählen Sie Ihre Artikel
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihre Artikel zu zählen.
a) Sie können die Option „Inventurbericht drucken/Inventarbericht drucken“ verwenden, die Sie weiter unten auf der Seite finden. Mit dieser Option gehen Sie durch die Verkaufshalle und schreiben die Zählungen auf das Blatt. Anschließend kehren Sie zum Cloud POS Bildschirm zurück, um die Zählungen manuell einzugeben.
Sie können wählen, wie die Artikel auf dem Ausdruck sortiert werden sollen. Sie können auch wählen, ob die voraussichtlichen Mengen angezeigt werden sollen oder nicht.
Wenn Sie diese Option verwenden, achten Sie darauf, regelmäßig auf Änderungen speichern zu klicken, um den Verlust Ihrer Zählwerte zu vermeiden. Nicht gespeicherte Änderungen werden grün hervorgehoben.
b) Sie können die Funktion „Schnellscan“ verwenden, um Ihre Artikel direkt in das Raster einzuscannen. Dies setzt voraus, dass an jedem Artikel entweder ein Cloud POS generiertes Barcode-Etikett angebracht ist oder dass dem Artikel der Barcode des Herstellers als Alias zugewiesen ist, damit Cloud POS den Artikel beim Scannen erkennt.
Empfehlung
Wenn dies die erste Bestandsaufnahme/Inventur ist, die Sie in Cloud POS durchführen, empfehlen wir Ihnen die Option „Quick Scan“. Dies dient zwei Zwecken: Sie geben genaue Lagerbestände in das Back Office ein und Sie überprüfen, ob alle Ihre Artikel von Cloud POS erkannt werden. Für alle Artikel, die beim Scannen nicht erkannt werden, wird auf dem Bildschirm ein Fehler angezeigt. Wir empfehlen, diese Artikel beiseite zu legen und sich später darum zu kümmern.
c) Wenn Sie über ein Handscannergerät verfügen, das Daten für den Export speichern kann (bitte beachten Sie, dass diese nicht von Citrus-Lime bereitgestellt werden), können Sie dieses Gerät verwenden, um Ihre Artikel zu zählen und die Ergebnisse dann in die Bestandsaufnahme/Inventur in Cloud POS zu importieren . Es gibt auch eine Exportschaltfläche , um eine CSV-Datei der Daten im Raster zu erstellen, die in einen kompatiblen Scanner importiert werden kann.
Die Importdatei muss eine CSV-Datei im Format Teilecode (oder Alias), Menge, Zähldatum/-zeit sein. Das Feld „Zähldatum/-zeit“ ist optional. Hier ist ein Beispiel für das Dateiformat:
In den meisten Fällen reicht es aus, die Standardoptionen auf dem Bildschirm „Datei importieren“ beizubehalten. Sie sollten sich jedoch darüber im Klaren sein, wie sich die beiden Mengenoptionen auf Ihre Ergebnisse auswirken, wenn Sie aus mehr als einer Datei importieren:
- Zu vorhandenen Zählungen hinzufügen: Wenn ein Element in mehr als einer Datei vorkommt, werden die Werte für dieses Element addiert.
- Vorhandene Zählungen ersetzen: Wenn ein Artikel in mehr als einer Datei vorkommt, wird die Zählzahl für diesen Artikel in der ersten Datei durch die Zählzahl für diesen Artikel in der zweiten Datei überschrieben usw. Diese Option ist für die Korrektur von Fehlern bei einem vorherigen Import vorgesehen.
Nachdem Sie Ihre Optionen ausgewählt haben, klicken Sie auf „Durchsuchen…“ , um die zu importierende Datei auszuwählen. Klicken Sie dann auf „Datei hochladen“ , um die Datei in das Raster hochzuladen.
Wenn es Artikel gibt, die nicht importiert werden konnten (z. B. weil der Artikelsuchcode oder Alias in Ihrer Cloud POS -Datenbank nicht gefunden wurde), wird eine Fehlermeldung angezeigt. Klicken Sie auf Bericht anzeigen , um die Artikel anzuzeigen, die nicht importiert werden konnten:
In der Spalte „Nachricht“ wird erklärt, warum der Artikel nicht importiert werden konnte. Im folgenden Beispiel wurden die Artikel nicht in der Cloud POS -Datenbank gefunden. Sie können die Schaltfläche „Nach Excel exportieren“ verwenden, wenn Sie später zu dieser Liste zurückkehren möchten, da Sie nach dem Schließen des Fensters nicht mehr auf das Fehlerprotokoll zurückgreifen können.
Ihre importierten Zählungen werden in der Tabelle angezeigt:
Schritt 3: Bestandsaufnahme / Inventur durchführen
Nachdem Sie alle gezählten Mengen eingegeben und sichergestellt haben, dass Sie alle Änderungen gespeichert haben, können Sie auf „ Berechnen und bestätigen “ klicken („Berechnen und senden“ in der US-Lokalisierung von Cloud POS ).
Sie gelangen zu einem letzten Bildschirm, auf dem Sie die Ergebnisse Ihrer Bestandsaufnahme/Inventur vor der Fertigstellung in der Vorschau sehen können. Eine detaillierte Informationstabelle unterstützt Sie dabei.
Gezählt: Zeigt den Zählwert an, den Sie bei der Bestandsaufnahme / Inventur eingegeben haben.
Erwartet: Zeigt die aktuelle verfügbare Menge des Artikels in diesem Geschäft an.
Differenz: Zeigt die Differenz zwischen den gezählten und erwarteten Werten an. Eventuelle Abweichungen werden hervorgehoben, um anzuzeigen, ob sie über (grün) oder unter (rot) dem erwarteten Wert liegen.
% Differenz: Berechnet die Differenz als Prozentwert.
Wert der Differenz: Berechnet den Wert der Differenz basierend auf den durchschnittlichen gewichteten Kosten des Artikels.
Gezählte Zeit: Zeigt den Zeitpunkt der letzten Änderung des Zählwerts für dieses Element an.
Projizierte Anpassung: Zeigt die tatsächliche Mengenänderung an, die durchgeführt würde, wenn die Bestandsaufnahme/Inventur abgeschlossen ist. Diese Anpassung berücksichtigt alle Artikelbewegungen, die seit dem Zählzeitpunkt stattgefunden haben. Wenn beispielsweise ein Artikel einen erwarteten Wert von 3 hatte und Ihr Zählwert 3 war, Sie aber seit dem Zählzeitpunkt 1 Stück dieses Artikels verkauft haben, wäre die projizierte Anpassung -1. Cloud POS würde den Endwert automatisch anpassen, um den Verkauf widerzuspiegeln.
Voraussichtlicher Lagerbestand: Zeigt die verfügbare Menge an, die für diesen Artikel festgelegt wird, wenn die Bestandsaufnahme/Inventur abgeschlossen ist und alle Anpassungen berücksichtigt wurden.
Begründungscode: Dieser kann pro Artikel oder in großen Mengen über das Dropdown-Menü über dem Raster festgelegt werden. Weitere Informationen finden Sie in Schritt 4 .
Eventuelle Unstimmigkeiten bei der Zählung können Sie nun untersuchen.
Wenn Sie feststellen, dass viele Unstimmigkeiten vorliegen, können Sie das Kontrollkästchen „Elemente ohne Unstimmigkeiten ausblenden“ (über dem Raster) aktivieren:
Sie können die Abweichungen auch ausdrucken (unterhalb der Tabelle), wenn Sie zur Untersuchung in die Werkstatt zurückkehren möchten:
Sie können auf diesem Bildschirm Änderungen an den gezählten Werten vornehmen oder auf „Zurückgeben und erneut zählen“ (unter dem Raster) klicken. um zum vorherigen Schritt zurückzukehren:
Schritt 4: Abschluss der Bestandsaufnahme
Wenn Sie Unstimmigkeiten abgefragt und ggf. korrigiert haben, müssen Sie allen Artikelzeilen einen Begründungscode zuweisen. Dieser Begründungscode wird im Artikelbewegungsbericht für alle Artikel angezeigt, die aufgrund der Bestandsaufnahme/Inventur geändert werden.
Sie können jeder Zeile einzeln einen Begründungscode zuweisen oder die Option „Begründungscode auf alle Elemente anwenden“ verwenden:
Wenn Sie bereit sind, Ihre Bestandsaufnahme/Inventur abzuschließen, klicken Sie unter dem Raster auf die grüne Schaltfläche „Bestandsaufnahme durchführen“ (Inventur übermitteln) .
Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn Sie eine Bestandsaufnahme/Inventur abschließen?
- Die verfügbaren Lagerbestände Ihrer Artikel werden so geändert, dass sie mit Ihren Zählwerten übereinstimmen.
- Alle Lagerbewegungen werden zusammen mit den Kosten aufgezeichnet, sodass Sie diese im Artikelbewegungsbericht in den Cloud-Berichten anzeigen können.
- Wir passen auch Ihre Lagerbestände an, um Bewegungen in der Zeit zwischen der Eingabe Ihrer Zählungen in das Raster und der Übermittlung der Bestandsaufnahme/Inventur zu berücksichtigen. Sie können diese Anpassungen in der Spalte „Prognoseanpassung“ anzeigen. Weitere Hinweise finden Sie in Schritt 3 .
Wie importiere ich Lagerbestände aus einem anderen POS-System?
Bitte beachten: Wir empfehlen Ihnen, vor der Aufnahme des Handels in Cloud POS eine Bestandsaufnahme Ihres Geschäfts durchzuführen. Durch das Importieren der Mengen von einer früheren Plattform besteht die Gefahr, dass Ungenauigkeiten in Cloud POS übernommen werden.
Wenn Sie dies jedoch mit Ihrem Citrus-Lime Onboarding-Manager besprochen haben und mit dem Importieren von Mengen in Cloud POS fortfahren möchten, können Sie dazu die Importfunktion verwenden.
- Verwenden Sie die Option „Eine Bestandsaufnahme/Inventur mit allen Artikeln erstellen“ .
- Exportieren Sie Ihre aktuellen Bestandswerte von Ihrer vorherigen Plattform.
- Stellen Sie sicher, dass diese Werte in einer CSV-Datei im richtigen Format vorliegen.
- Über die Option „Importieren“ können Sie die CSV-Datei in die Bestandsaufnahme/Inventur importieren.
- Fahren Sie mit dem Schritt „Berechnen und Übernehmen“ („Berechnen und übermitteln“) fort.
- Wenn dies Ihr erster Import von Mengen in Cloud POS ist, werden Sie bei allen Artikeln wahrscheinlich Abweichungen feststellen. Fahren Sie daher mit Schritt 4 fort.
Kann ich eine Bestandsaufnahme / Inventur löschen?
Eine offene Bestandsaufnahme/Inventur kann gelöscht werden. Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang nicht umkehrbar ist.
Wenn Ihre Bestandsaufnahme/Inventur sich in der Zählphase befindet, können Sie in der Bestandsaufnahme-/Inventarliste auf „Löschen“ klicken:
Wenn Sie bereits die Berechnungsphase erreicht haben und Ihre Bestandsaufnahme/Ihr Inventar löschen möchten, können Sie auf „Zurückgeben und neu zählen“ klicken, um zur vorherigen Phase zurückzukehren. Dadurch wird Ihre Bestandsaufnahme/Ihr Inventar als „Offen“ markiert und kann gelöscht werden.
Abgegebene Zählungen können nicht gelöscht/rückgängig gemacht werden.
Kann ich Artikel basierend auf dem Behälterstandort zählen?
Ja. Verwenden Sie dazu die Option „Leere Bestandsaufnahme/Inventur erstellen und Artikel hinzufügen“ . Verwenden Sie auf dem nächsten Bildschirm die Schaltfläche „Artikel in großen Mengen hinzufügen“. Auf diesem Bildschirm sehen Sie unter dem Raster einen Bereich, in dem Sie Artikel basierend auf dem Lagerplatz filtern können:
